Struktur schaffen

Struktur schaffen

Ganz oben im Blog habe ich einen Wochenplan mit den geplanten Themen veröffentlicht. Und es ist mir sogar gelungen, diesen oben anzupinnen.

Für mich persönlich ist ein eingeübter strukturierter Ablauf sehr wichtig, weil der mir Halt gibt in Zeiten, in denen es mir schlecht geht. Und weil ich bei stärkeren Abweichungen vom Plan erkenne, dass ich neben der Spur bin.

Hier möchte ich der Frage einer Leserin nachgehen, wie man eine solche Tages- oder auch Wochenstruktur erschafft und dabei auch Zeiten zur Regeneration (lies: Pausen) einplant.

Vorweg: Werde Dir klar darüber, was Du mit Deiner Zeit anstellen willst und welche persönlichen Bedürfnisse dabei berücksichtigt werden sollen.

  • Völlig chaotisch aus dem Bauch heraus anfangen oder Brainstormen und erstmal herausfinden, was Du für einen Output erreichen möchtest. Was sind Deine Ziele? Was möchtest Du mit Deiner Arbeit erreichen? Wie soll das Produkt beschaffen sein?
  • Diese Ziele in für Dich geeigneter Form festhalten. Ich bevorzuge es, mich mit einem Zettelsalat auf Tisch und notfalls Fußboden auszubreiten.
  • Was für ein Typ bist Du? Musst Du eher an die Pausen erinnert werden oder brauchst Du einen Tritt in den Hintern, um die Arbeit auch anzugehen?
  • Wieviel Freiraum brauchst Du für Unvorhergesehenes? Fühlst Du Dich durch straffe Vorgaben eher eingeschränkt oder bieten sie Dir Halt?
Anleitung Schritt-für-Schritt
  1. Zeitrahmen feststecken Möchtest Du einen einzelnen Tag planen oder eine ganze Woche oder ein Wochenende, an dem eine Veranstaltung stattfindet? Oder geht es nur um die Freizeit? Wieviel Zeit ist ohnehin schon verplant, zum Beispiel durch das Schlafen?
  2. Aufgaben sammeln Sortiere nun das, was Du vorhin notiert hast in drei Kategorien ein. Vieles wirst Du ja sicherlich auch tun wollen wie bisher und nicht alles neu erfinden.
    • Dinge, die ich tun muss (für zB den Arbeitgeber) oder will (für mich).
    • Dinge, die ich tun möchte (die aber auch ausfallen können, ohne dass die Welt untergeht)
    • Dinge, die für mich Regeneration bedeuten, also als Pause gewertet werden können. Das kann auch Sport oder Hausarbeit sein! Je nach persönlichem Empfinden.
  3. Zeitfenster für Aktivitäten erstellen Versuche, abzuschätzen, was wie viel Zeit benötigt und erstelle daraus Zeitblöcke. Zum Beispiel: Zum Schwimmen fahren (60 min) + Schwimmtraining von 15:00-16:30 Uhr inkl Umkleiden + Rückfahrt (60 min) = 14:00 – 17:30 Schwimmen. (Du kannst das auch nach und nach mit Schritt 5 machen.)
  4. Zeitfenster für Pausen erstellen Nach dem gleichen Schema wie die Aktivitäten suchst Du Dir jetzt etwas aus, das für Dich eine Pause bedeutet. Ob das auf dem Sofa liegen ist, mit oder ohne Musik hören, oder ein Spaziergang oder unterwegs in der S-Bahn PMR machen oder ein Eis essen gehen – ganz egal. Wichtig ist, dass Du weisst, was Dir zur Erholung gut tut und dass Du die Bedingungen möglichst unter Kontrolle hast, um auch diese Zeitfenster tatsächlich zur Erholung nutzen zu können. Wichtig ist auch, ins Detail zu gehen und konkret zu werden. Nicht „vor dem Computer sitzen“, sondern „eMails bearbeiten“ oder „Farmspiel spielen“. Allerdings bitte nicht übertreiben im Sinne von „Erdbeeren ernten, Rosen ernten“ etc. – Zeitfenster ab 15 min sind sinnvoll für kleine Pausen, ab 45 min für Arbeitseinheiten.
  5. Ordne die verschiedenen Zeitblöcke in einen Stundenplan ein. Du kannst Dich dabei als erstes an den Terminen außer Haus orientieren, die an bestimmte Wochentage gebunden sind und regelmäßig wiederkehren. Gehe dabei von den größten Zeitblöcken zu den kleinsten vor. Verteile die Zeit für andere und die Zeit für Dich selbst möglichst ausgewogen: Belastung und Entlastung, Arbeit und Pausen, Kontakt und Rückzug, Bewegung und Stillsitzen, Konzentration und Zerstreuung – stelle das in den Vordergrund, wobei Dir der Ausgleich am Wichtigsten ist.
  6. Work-Life-Balance Ein Viertel einer Stunde solltest Du jeweils für Deine Regeneration zur Verfügung zu haben. Solltest Du Dir unsicher sein, beginne mit je 30 Minuten Belastung und Entlastung im Wechsel oder kleineren Einheiten von 20 Minuten und darunter.
  7. Flexibilität schaffen Plane auch Raum für Unvorhergesehenes ein. Welche Zeiträume möchtest Du Dir freihalten für Verabredungen außer der Reihe, die Du spontan mit Leben füllst, indem Du Liegengebliebenes aufarbeitest oder etwas wichtiges Dringendes dazwischenschiebst?  Fehlen diese, müsstest Du von den Dingen, die Du gern tun möchtest welche ausfallen lassen. Andersherum kannst Du dann, wenn dieses Zeitfenster nicht beansprucht wird, die Zeit sinnvoll füllen mit eben diesen Vorhaben. Das funktioniert natürlich auch dann, wenn ein eigentlich fest eingeplanter Termin kurzfristig ausfällt. Dann kannst Du auf das zurückgreifen, das nicht zeitlich gebunden ist, das Du aber gern tun möchtest. Meistens sind das Hobbies wie zB schreiben oder malen.
  8. Struktur einhalten Du kannst einige Hilfsmittel verwenden, die Dir dabei helfen können, den neuen Zeitplan und die mit Dir selbst verabredeten Termine auch einzuhalten.

 

Die Struktur einhalten

Hilfreiche Werkzeuge zum Einhalten von Terminen sind Dinge, die Dich an das erinnern, was Du bisher vernachlässigt hast – die Pausen und den Feierabend oder die Aufgaben.

  • Der fertige Stundenplan, aufgehängt über Deinem Schreibtisch oder in Deiner Jackentasche
  • Eieruhr
  • Wecker
  • Kalender
  • Wiedervorlagemappe
  • Handy mit Erinnerungsfunktion
  • Ein Gegenstand, der die Aufgabe repräsentiert, zB der in den Flur gestellte Staubsauger, der benutzt werden möchte  – funktioniert nur, wenn diese (Un)Ordnung die Ausnahme ist und nicht die Regel, sonst fällt der Gegenstand nicht mehr auf.
  • Taskliste
  • Memoboard

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